Concepto de control
Burt K.
Scanlan: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.
Robert
Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las
actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
George R. Ferry:
El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si
es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Henry
Fayol: Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado,
con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como
fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Robbins: el control puede definirse
como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa”
(p.654).
Stoner lo define de la siguiente
manera: “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las
actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”
Elementos del control
· Relación con lo planeado. El control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación.
·
Medición. Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
·
Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al
control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
·
Establecer medidas correctivas. El objeto del control es
prever y corregir los errores.
· Deben existir estándares o patrones establecidos para
determinar posibles desviaciones de los resultados.
·
A través del proceso de control se debe planificar las
actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones
necesarias.
Importancia del Control
Establece
medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica
a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina
y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no
se vuelvan a presentar en el futuro.
La tarea de la administración es
interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en
acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección
y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la
empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la
situación.
El control es un elemento del
proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para
garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de
controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y
tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera,
el control es un elemento clave en la administración.
El objetivo principal es estudiar el
control como elemento clave de la administración, que permite detectar errores
a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada
caso.
El control es ante todo un método,
un medio para conducir con orden el pensamiento y la acción, lo primero es prever,
establecer un pronóstico sobre el cual fijar objetivos y definir un programa de
acción. Lo segundo es controlar, comparando las realizaciones con las
previsiones, al mismo tiempo que se ponen todos los medios para compensar las
diferencias constatadas.
A lo largo de nuestras vidas nos
vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales,
que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos
planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento
cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan
a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal,
es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas
que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en
conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las
diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con
la optima utilización de los recursos.
Se reconoce universalmente que los objetivos
son la categoría rectora, porque el proceso de toma de decisiones está
orientado a alcanzar los objetivos marcados y luego estos son el patrón para evaluar
a la gestión, o sea el grado en que los resultados de la gestión se acercan a
los objetivos previamente establecidos.
El control se relaciona con las
actividades siguientes: formulación de objetivos, fijación de estándares,
programas de acción (presupuestos), utilización de recursos, medición de
resultados (verificación), análisis de desviaciones, corrección del desempeño o
mejora.
Se distingue una diferenciación
entre el concepto de gestión, control de gestión y la función de control, pero
no se observa la misma precisión al establecer sus fronteras. Algunos
consideran que el control comprende tanto la etapa de previsión como la etapa
de control o verificación propiamente dicha; otros lo ven más cercano a la
ejecución y verificación.
Para otro, abarca los procesos de
asignación de recursos, el seguimiento de las acciones y la evaluación del
resultado. En este marco se considera que la gestión comprende todos los
procesos descritos anteriormente puesto que constituyen la vía para concretar y
alcanzar la política general de la empresa, y por ende incluye al control como
su herramienta para evaluar si las decisiones que se toman al asignar y
utilizar los recursos, se alejan o se acercan a los objetivos.
Definición De Control
El control es la función
administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Podemos definir
el control como la función que permite la supervisión y comparación de los
resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando
además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes
de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.
El control se enfoca en evaluar y
corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que
los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia
que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos
precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir
desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar
que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el
planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este
caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque
los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas
necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última
de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema
al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el
desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de
la función de control puede afectar el proceso de planeación.
Principios del Control
· Equilibrio. A cada grupo o delegación conferida debe
proporcionársele el grado de control correspondiente.
· De los objetivos. Se refiere a que el control existe en
función de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos.
· De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita
ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera
que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
· De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones
que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las
originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el
futuro.
· Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control
debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación
con las ventajas reales que este reporte.
· De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a
las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo.
·
De la función controlada. La función controladora por ningún
motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el
control. Una persona o la función que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar.
Tipos De Control
Terry (1999) en su libro “Principios
de Administración” expone que existen 3 tipos de control que son: El control
preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.
Control preliminar, este tipo de control
tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de
políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad.
En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es
posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por
adelantado.
Son deseables debido a que permiten
a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después,
pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información
oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de
una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio,
respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el
gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún
precio. Con esto se puede observar que
el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las
políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor
funcionamiento del mismo.
Control concurrente, este tipo de
control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e
incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según
ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado
a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control
concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las
acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de
forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que
puedan presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las
computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas
inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado,
los controles del programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle
por qué es el error.
Control de retroalimentación, este
tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
El control de retroalimentación
implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado
los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de
manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este
tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la
información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la
acción.
Por ejemplo, se tiene una empresa
que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y
Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios
problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando
correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa
suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han
venido implementando.
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como
una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual
se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución
deseado, no son más que los objetivos definidos de la organización.
Tipos de estándares:
En cuanto al método
Estadísticos
Por apreciación
Técnicamente elaborados
Cuantitativos
Físicos
De costo
De capital
De ingreso
De programas
Cualitativos.
Evaluación de la actuación
Curvas de comportamiento
Perfiles
Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los
resultados, mediante la aplicación de unidades de medida que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares. Esta etapa se vale primordialmente de
los sistemas de información; por lo tanto la efectividad del proceso de control
dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna
(a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que
intenta medir), con unidades de medición apropiadas, y fluida ya que debe estar
en los canales adecuados de comunicación.
Una vez efectuada la medición y
obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en
relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones,
mismas que deberán reportarse inmediatamente.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del
control esta en la acción correctiva para integrar la desviaciones en relación
con los estándares.
El tomar acción correctiva es una
función de carácter ejecutivo, no obstante antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El
establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación.
Retroalimentación
Esta etapa es básica en el proceso
de control, ya que a través del proceso de retroalimentación, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la información
dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
El control tiene muchas áreas de
desempeño, todos los departamentos en los que se divide una organización
necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los
departamentos existentes en la empresa.
Entre las áreas del control dentro
de una organización se tienen:
· Dentro del área de producción se encuentra el control de
calidad. Este consiste en la verificación de la calidad (peso, resistencia,
consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas
normas preestablecidas. Es posible que
este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las
etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso
defectuoso puede ahorrar el costo de más trabajo en el producto.
· También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de decisiones
del administrador se debe tener una
información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera,
la organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y eficaces
ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud.
Por lo que se puede decir que el
control de información consiste en verificar que esta información sea veraz y
comprobable, que permita a los administradores ser más eficientes y efectivos
en la toma de decisiones.
·
Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control,
como es el control de costo. Una de las
labores de un buen administrador está el ahorrar en costos, es decir, no
acarrear elevados gastos en la producción. El control de costo consiste en
buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por
unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los
precios de los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?,
¿Necesitan los empleados capacitación adicional? La alta administración debe
identificar en qué puntos radica el control.
·
Además de los controles antes mencionados, podemos hablar
del control de correspondencia. En toda empresa
se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a
otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el
staff legal de la compañía. Este tipo de control consiste en verificar
cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan
consigo mucho prestigio y autoridad de la organización.
El control es un
elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que
permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y
objetivos que desea conseguir la empresa.
Solo a través de
esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y
corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera
correcta.
El control debe
llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que
en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no
solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el
contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades
para que, de esta forma, se solucionen
de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones
que se presenten.
Los sistemas de
control en las empresas son la columna vertebral de una adecuada dirección y
gestión que permita a las distintas unidades organizativas, dotadas por tanto
de una amplia autonomía en las decisiones, actuar de forma coordinada y
sinérgica para conseguir la optimización de los objetivos establecidos a tal
efecto por la dirección de este tipo de empresas.
Todo sistema de
control requiere de revisiones continuas para determinar si es eficaz e
identificar oportunidades para mejorarlo. La mezcla de orientaciones culturales
dentro de una organización puede estar sujeta a cambios en el medio dinámico
actual. Se deben reunir puntos de vista de todos los niveles y partes de la
organización, incluidas distintas ubicaciones geográficas. La percepción es
realidad cuando se trata de aceptación del sistema, y los empleados actuarán de
acuerdo con lo que crean que es real.
http://www.catedraderamiro.blogspot.com
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