T8B PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION

Del objetivo

Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.

Especialización

Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

Jerarquía

Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

Paridad de autoridad y responsabilidad

Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el   grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados. 

  

Unidad de mando

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar mas de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

Difusión

Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

Amplitud o tramo de control

Debe haber un límite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia.

 

De la Coordinación

Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones.

Continuidad

La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.

Problemas para determinar los niveles de la organización

Factores que determinan un tramo eficaz:  (capacidades del supervisor)

·        Entender rápidamente. 

·        Llevarse bien con los compañeros.

·        Ganarse la lealtad y el respeto. 

·        Incrementar la habilidad para reducir el tiempo que pasa con los subordinados.

Etapas o Pasos Básicos de la Organización

División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.  Consiste en dividir la carga de trabajo, en forma lógica y cómoda.

Jerarquización: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia. Define líneas de dependencia y la cadena de mando.

Departamentalizacion: es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas o áreas funcionales,  con base en su similitud.

Descripción de funciones, actividades y responsabilidades: es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

Coordinación. Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.

Tipos de departamentalización

• Por proceso o equipo, puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si es menos costoso y ahorra tiempo.
• Secuencia, tiene niveles intermedios o inferiores.
• Funcional, agrupa las actividades análogas, según su función primordial.
• Por productos, es característica de organizaciones que fabrican diversas líneas de productos, se hace de acuerdo a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
• Geográfica o por territorios, se da en sectores alejados físicamente y/o cuando el tramo de operaciones o de personal  es muy grande.
• Clientes, el interés principal es servir a distintos compradores, empresas comerciales.

TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Lineal o militar

Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeñas empresas. La denominación lineal se debe al hecho de que entre el superior y subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. Es una organización simple y de conformación piramidal donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su área de organización lineal.

Características de la organización lineal La organización lineal en general se presenta con las siguientes características:

Autoridad lineal o única: la principal característica de la organización lineal es la autoridad única y absoluta del superior sobre sus subordinados, como secuencia de inicio de la unidad de mando

Centralización de las decisiones. Las decisiones van del jefe al subordinado únicamente.

Ventajas:

Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.

No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas: 

Es rígida e inflexible.

La organización depende de hombres clave, provocando trastornos.

No fomenta la especialización.

Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de dirección, solamente

son operativos.

Funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor numero de funciones.

Ventajas: 

·        Mayor especialización.

·        Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.

·        La división del trabajo es planeada.

·        El trabajo manual se separa del intelectual. 

·        Disminuye la presión sobre un solo jefe.

Desventajas: 

·        Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.

·        Secuencia de la departamentalización.

·        Listar todas las funciones de la empresa. 

·        Clasificarlas.

·        Agruparlas según un orden jerárquico. 

·        Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.

·       Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos.

·        Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos. 

·      El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deben  relacionarse con el tamaño y necesidades de la empresa.

Técnicas de organización

Organigramas

Los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.

Los organigramas se clasifican por:

·        Su objetivo: Estructurales, Funcionales y Especiales.

·        Su área: Generales, Departamentales. 

·        Su contenido: Esquemáticos, Analíticos.

Los organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta.

Manuales

Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa y pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido múltiple, de técnicas, de puestos.

Importancia de los manuales

·        Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.

·        Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones.

·        Aumentan la eficiencia de los empleados.

·        Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.

·        Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

·        Son una base para el mejoramiento de sistemas.

·        Reduce costos al incrementar la eficiencia.

Análisis del puesto

Es una técnica pormenorizada de las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.

El análisis del puesto tiene como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones y responsabilidades, evitar fugas de responsabilidad y autoridad, fundamentar programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la selección del personal.

Descripción del puesto

Es la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer y esta integrada por: encabezado o identificación, titulo, ubicación, instrumental y jerarquía.

Especificación del puesto

Es la enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto, por ejemplo: escolaridad y conocimientos, requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad; esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.

Diagrama o procedimiento de flujo

Es la representación gráfica que muestra la sucesión  de los pasos de que consta un procedimiento.

Ventajas  

Mayor simplificación del trabajo.

Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones.

Mejorar alguna operación combinándola con otra parte del proceso.

Eliminar demoras.

Una mejor distribución de la planta.

Tipos de diagramas de procedimiento

·        Gráfica de flujo de operaciones.

·        Gráficas esquemáticas de flujo.

·        Gráfica de ubicación de equipo.

·        Gráfica de flujo de formas.

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento

·        Escoger el procedimiento por realizar. 

·        Determinar las técnicas analíticas que habrán de utilizarse.

·        Analizar el trabajo.

·        Hacer una lista de la forma como se va a realizar el trabajo.

·        Establecer el procedimiento más factible.

·        Presentar la propuesta.

·        Prepara instrucciones.

·        Implantar el nuevo procedimiento.

·        Observar el procedimiento implantado.

·        Preparar una guía de logros.

·        Llevar registros adecuados de realización.

Procedimientos

Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. El método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente ligados. Los primeros determinan el  orden lógico que se debe seguir en una serie de actividades; y los métodos, indican como efectuar dichas actividades.

Los procedimientos son importantes porque determinan el orden lógico que deben seguir las actividades; promueve la eficiencia y especialización; delimitan responsabilidades y evitan duplicidades; determinan como deben ejecutarse las actividades, y también cuando y quien debe realizarlas; son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

 

Lineamientos para la implantación de procedimientos

·        Previamente a su aplicación, se capacite al personal.

·        Sean muy accesibles y fáciles de interpretar.

·        Se representen gráficamente.

·        Que se evite la automatización del personal.

·        Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.

·        Se revisen periódicamente.

·        Deben adecuarse a las necesidades y características de cada área.

·        No deben ser demasiado rígidos.

·        Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.

·        La supervisión no debe ser rigorista.

Las estructuras organizativas se configuran en el concepto de organizaciones sociales. A estas pertenecen todo tipo de empresas, entidades bancarias, universidades, negocios, iglesias, entidades militares, etc. Existen diferentes tipos de organizaciones:

ORGANIZACIÓN FORMAL

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

La organización formal debe ser flexible. Debe dar cabida a la discreción para aprovechar los talentos creativos y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad, o de antagonismo, o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos. La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

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