T9B TOMA DE DECISIONES Y PROCESO DE COMUNICACION

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. La  toma de una decisión es necesaria porque permite:

·       Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

·       Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

·   Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco específico de la organización.

En el proceso de la toma de decisiones se debe tener en cuenta:

·        Análisis de factores tangibles o intangibles.

·        Análisis marginal.

·        Análisis costo efectividad.

Análisis de factores tangibles o intangibles

Todo proyecto de inversión genera efectos o impactos de naturaleza diversa, directos, indirectos, externos e intangibles. Estos últimos rebasan con mucho las posibilidades de su medición monetaria y sin embargo no considerarlos resulta pernicioso por lo que representan en los estados de ánimo y definitiva satisfacción de la población beneficiaria o perjudicada.

En la valoración económica pueden existir elementos perceptibles por una comunidad como perjuicio o beneficio, pero que al momento de su ponderación en unidades monetarias, sea imposible o altamente difícil materializarlo. En la economía contemporánea se hacen intentos, por llegar a aproximarse a métodos de medición que aborden los elementos cualitativos, pero siempre supeditados a una apreciación subjetiva de la realidad.

No contemplar lo subjetivo o intangible presente en determinados impactos de una inversión puede alejar de la práctica la mejor recomendación decisional, por lo que es conveniente intentar alguna metódica que inserte lo cualitativo en lo cuantitativo.

Análisis marginal

El análisis marginal, usado dentro de este contexto, es un procedimiento para calcular las tasas marginales de retorno entre tecnologías, procediendo paso a paso, de una tecnología de bajo costo a la siguiente tecnología de costo mayor, y comparando las tasas de retorno contra una tasa de retorno mínima aceptable (Perrin, et al., 1988).

El procedimiento es útil para hacer recomendaciones a productores y para seleccionar tecnológicas alternativas. El principio económico que soporta el análisis es que es beneficioso para el productor continuar invirtiendo hasta el punto donde el retorno de cada unidad extra invertida sea igual a su costo.

Análisis costo efectividad

Uno de los componentes básicos del análisis costo-efectividad es la demostración de la efectividad relativa de una nueva tecnología comparada con una antigua. La medición de la efectividad requiere la demostración que la nueva tecnología al ser aplicada, produce más efectos favorables que daño al compararse con la antigua. La esencia misma de la efectividad es la comparación con métodos alternativos, por lo tanto, la demostración de la efectividad debe ser siempre comparativa.

La evidencia de una determinada efectividad para ser considerada de alta calidad, debe ser válida; es decir estimar la efectividad verdadera,  y confiable. La primera característica está relacionada con el diseño del estudio y la segunda con el tamaño de la muestra. La validez del estudio puede ser interna si las conclusiones son ciertas para el grupo que participó en el estudio o externa si ellas pueden ser aplicadas a otros grupos.

En la toma de decisiones se debe elegir entre varias alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la mas idónea para resolver las necesidades de la organización, y la que rinda los máximos beneficios. Tener en cuenta la experiencia, experimentación e investigación.

Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.

INTEGRACION

La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Se resume en la constitución de un todo. También es la incorporación e inclusión en un todo.

Existen ciertas reglas de la administración, necesarias para lograr la efectividad:

·        El hombre adecuado para el puesto adecuado. En otras palabras esto quiere decir que el hombre debe de poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto.

·     De la provisión de los elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.

·        De la importancia de la introducción adecuada. El momento en que el elemento humano ingresa a una empresa es trascendental, pues de el dependerán su adaptación al ambiente de la empresa.

La integración comprende 4 etapas.

Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa.

Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo.

Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.

Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

MOTIVACION

La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. La motivación son las cosas que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación.

Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:

·        Teorías de contenido.

·        Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.

Ambos tipos de teorías han sido de gran trascendencia en la explicación de la conducta organizacional, ya que a través de ellas se describe la razón por la cual los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta.

Teorías del contenido

Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; también son conocidas como teorías de explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se les llama también teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos.

Jerarquía de las necesidades, de maslow. Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son inherentes:

·        Fisiológicas básicas. Aquellas que surgen de la naturaleza física, como la necesidad de alimento, reproducción, etc.

·        De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio.

·        Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas con las demás personas.

·        De estimación. La necesidad de confianza en si mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena, que se manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etc.

Necesidades de crecimiento:

Realización personal. El deseo de todo ser humano de realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.

Teorías del enfoque externo

Llamadas también del aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional, parten del puesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos.

Maneras para motivar a los empleados de nuestra empresa:

·        Ambiente de trabajo positivo

·        Fomente la creatividad, las nuevas ideas, la iniciativa, las puertas abiertas.

·        Participación en las decisiones

·        Facilite a los empleados un ámbito para que tomen sus decisiones y respételas.

·        Involucración en los resultados

·        Haga saber al empleado cómo puede afectar su trabajo a los resultados del departamento o de la compañía.

·        Sentido de pertenencia al grupo

·        Haga que el empleado se identifique con la identidad corporativa, por ejemplo, facilitando tarjetas de visita.

·        Ayude a crecer

·        Proporcione formación. Potencie habilidades.

·        Feed-Back

·        Proporcione retroalimentación de su desempeño indicando los puntos de progreso y aquellos que pueden mejorarse.

·        Escúcheles

·        Procure reunirse con ellos de forma periódica para hablar de los temas que les preocupe. Comer juntos en un restaurante puede ser una buena excusa...

·        Agradecimiento

·        Agradezca sinceramente los esfuerzos. Un simple nota con un ¡Gracias! manuscrito encima de su mesa puede ser suficiente.

·        Premie la excelencia

·        Reconozca y premie la los trabajadores que presenten un desempeño extraordinario.

·        Celebre los éxitos

·        La celebración hace justicia a los esfuerzos desempeñados para conseguir el éxito.

COMUNICACIÓN

La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección. La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

La comunicación es un fenómeno inherente a la relación grupal de las personas en la organización social por medio del cual éstos obtienen información acerca de su entorno y son capaces de compartirla haciendo partícipes a otros de esa información.

La comunicación es un proceso de interrelación entre dos (o más) personas donde se transmite una información desde un emisor que es capaz de codificarla en un código definido hasta un receptor el cual decodifica la información recibida, todo eso en un medio físico por el cual se logra transmitir, con un código en convención entre emisor y receptor, y en un contexto determinado.

El proceso de comunicación emisor - mensaje - receptor, se torna bivalente cuando el receptor logra codificar el mensaje, lo interpreta y lo devuelve al emisor originario, quien ahora se tornará receptor.

Las relaciones humanas en cualquier contexto tienen como soporte básico la comunicación. Si facilitamos los mecanismos para que se produzca de forma natural y, además, hacemos que esta comunicación se desarrolle en la organización en un clima ético y de libertad, habremos dado el primer y más importante paso de cuantas actividades se nos presentan en el mundo empresarial.

Desde las organizaciones ha existido y existe una necesidad práctica de influir y motivar a sus profesionales, entre otras razones, para alcanzar los objetivos de producción. Para alcanzar este objetivo, tradicionalmente la comunicación interna ha centrado sus esfuerzos en los canales convencionales y en los emisores.

A esto se le añade una mayor preocupación por la información que baja desde la dirección hacia los empleados (comunicación descendente). Su traducción práctica la hemos podido ver en resultados a modo de tablones de anuncio, revistas de empresa, notas internas y reuniones.

El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.

La comunicación consta de tres elementos básicos:

·        Emisor, en donde se origina la información.

·        Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.

·        Receptor, que recibe y debe entender la información.

Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuaron de la información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionara su clasificación más sencilla:

·      Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.

·     Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización.

La comunicación informal es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir mas que la comunicación formal e, inclusive, ir en contra de esta; el administrador de be tratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales.

Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones.

Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorando, circulares, juntas, etc.

Verbal. Se transmite oralmente.

Escrita. Mediante material escrito o gráfico.

Requisitos de la comunicación efectiva.

Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:

·        Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.

·        Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.

·   Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.

·      Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.

·       Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa posible, ya que el exceso de información puede accionar burocracia e ineficiencia.

·        Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.

·  Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

Claves para desarrollar una buena comunicación

Desarrolle interés en la gente, en los hechos, en las cosas que nos rodean.

Desarrolle fascinación. Ser curioso, prestar atención, ser más cercano de lo que la gente es, interesarse por los demás, por el bien de la gente.

Desarrolle sensibilidad. Que las cosas nos lleguen, aprenda a combatir lo negativo con lo positivo. Nuestras intenciones se interpretan mejor con acciones que con palabras.
Desarrolle conocimientos. Formar una biblioteca con libros relacionados con crecimiento personal, lo que informe respecto a la vida pero sacar conclusiones teniendo en cuenta todos los hechos, escuchando todas las campanas.

Establezca relaciones entre vocabulario y comunicación. A mejor vocabulario, más fácil comunicarse. A mejor comunicación, mejor receptividad y mejores resultados.

Pasos para lograr una buena comunicación

Tenga algo bueno que decir y esté preparado para decirlo bien.

Dígalo bien (requiere práctica). Decirlo con sinceridad, pensar y querer lo que se dice. Ser breves y decirlo con estilo.

Intensidad al decirlo, sentimientos fuertes, es la gran diferencia. Las palabras por sí solas producen un cierto efecto, las palabras dichas con convicción logran todo el efecto. "No lo diga si no lo siente".

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